La téléprésence permet d’échanger en mode voix et vidéo, avec plusieurs participants, en même temps et à distance. Il est également possible d’y inclure des échanges de texte et de documents. Cette technologie favorise le travail collaboratif et lève de grands obstacles bien connus par les entreprises d’aujourd’hui : la distance, le temps et la disponibilité des uns et des autres. Elle permet de manière virtuelle, de réunir en un même lieu des personnes situées en des espaces différents. Elle peut rapprocher les équipes distantes, mais aussi permettre des liens plus forts avec les clients, fournisseurs ou partenaires. Outil de communication collaboratif et interactif, la téléprésence détrône la réunion téléphonique, du fait qu’elle offre davantage de possibilités :
- Parler à son (ses) correspondant(s) tout en voyant le visage
- Simplifier les réunions entre les personnes distantes
- Gagner en temps et en productivité
- Réduire les coûts (déplacement, perte de temps, appels multiples, inutiles et contre productifs)
- Partager des documents de travail aidant la prise de décision
- Planifier et gérer les réunions depuis le bureau
Voici donc les 5 clés pour réussir vos réunions en téléprésence et exploiter au maximum ses possibilités.
A titre d’exemple, la solution WebEx Meeting Center :
1 / Bien maîtriser la technique
Assurez-vous d’être bien vu et bien entendu tout au long de votre session. Il est primordial pour vous de bien tester le matériel nécessaire au bon déroulement de votre réunion. Savoir gérer l’outil est une étape essentielle et nécessite pour cela de bien vérifier tous les paramètres techniques dont vous avez besoin (son, vidéo, partage de documents…), même si certaines interfaces sont très intuitives. Vous devez avoir le plein accès à toutes les fonctionnalités indispensables pour offrir à votre hiérarchie, vos interlocuteurs, partenaires ou clients, la meilleure expérience utilisateur.
Enfin, faites en sorte que l’appel vidéo devienne tout aussi facile que de passer un simple appel téléphonique.
2 / Planifier votre vidéoconférence
Une visioconférence se planifie. Pour cela, il suffit de la créer via votre interface paramétrée à cet effet. Vous pourrez ainsi :
- Voir la liste de vos réunions
- Envoyer les invitations dès la confirmation de la planification
3 / Utiliser le dispositif adapté
De même qu’il est important de bien sélectionner votre auditoire (nombre de participants à déterminer, sujet intéressant à définir), il est capital de choisir le dispositif adéquat. Assurez-vous que l’interface convienne au mode de travail du groupe. Sachez quelles sont les meilleures méthodes de travail leur permettant d’être plus productif.
4 / Obtenir davantage
Profitez des possibilités qu’offre la téléprésence et obtenez davantage lors de vos réunions. Cet outil collaboratif ne se limite pas à la mise en place de réunion virtuelle. Il permet également :
- L’enregistrement et la diffusion en temps réel des discussions
- La création d’événements en direct
- Le partage des documents et des informations nécessaires à une prise de décision rapide et sûre
- Le travail interactif et collaboratif des équipes, partenaires ou clients
- La conduite de réunions davantage créatives, productives pour un faible coût
5 / Faire le bon choix du fournisseur
Il n’a jamais été aussi important que de choisir un bon fournisseur tant les utilisateurs souhaitent exploiter au maximum toutes les fonctionnalités possibles de la solution de téléprésence, en vue d’obtenir la meilleure expérience utilisateur possible.
Le déploiement de ce type de solutions nécessite l’accompagnement d’un intégrateur certifié et expert en la matière. Les experts de la société Elit-technologies, l’une des entreprises majeures en France pour l’intégration des solutions de collaboration en France, sont à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en œuvre de votre Digital Workplace.
