La maîtrise des coûts, un facteur décisif dans l’adoption des solutions de collaboration
Cet article n’a d’autre ambition que de présenter quelques considérations utiles pour mener la réflexion en interne. Nous proposons donc de revenir sur les enjeux et bénéfices des communications unifiées et de la collaboration Cisco sous l’angle du ROI (Retour sur investissement), du TCO (coût de possession et d’exploitation), mais aussi des gains en productivité et en image. Les pourcentages que vous trouverez plus bas ne sont autres que des estimations qui varient nécessairement d’une entreprise à une autre, mais ils donnent des proportions toujours intéressantes pour battre en brèche l’idée que les solutions de collaboration représentent un poste de dépense.
Faire le choix d’intégrer les communications unifiées dans son organisation est devenu pour de nombreuses entreprises une évidence. Mais il y a toujours un cap à franchir qui suppose bien plus qu’une simple conviction que les outils de collaboration contribueront à votre succès. Et même si l’avenir donnera certainement raison aux sociétés ayant intégré très tôt ces solutions de collaboration adaptées à leur structure, il faudra toujours en passer par une phase d’analyse financière, point incontournable de toute entreprise aujourd’hui. L’estimation des coûts, des investissements et de l’amortissement nécessaire s’impose pour prendre de telles décisions, mais il ne faut pas oublier de mettre en balance tous les bénéfices induits pas cette nouvelle manière de travailler, ces nouveaux outils de collaboration. Pour cela, les apports de cette petite “révolution interne” doivent être abordés sous différents angles.
Le contrôle des coûts est aujourd’hui une nécessité pour toutes les entreprises, quelles que soient leur tailles. Investir dans les communications unifiées peut aider dans cette tâche difficile. La facture téléphonique est un poste budgétaire parfois non négligeable qui peut être réduit, mais ce sont aussi les coûts de gestion du réseau vocal qui peuvent être sérieusement optimisés. Enfin, comme évoqué plus haut, l’amélioration de la productivité des collaborateurs est l’un des axes clés, plus difficile à quantifier, mais néanmoins un puissant levier d’économie !
Obtenir des appels gratuits tout en minimisant le coût des déplacements est un exemple de gain à calculer. Le simple fait de pouvoir gérer votre réseau de voix et de communication depuis n’importe quel site vous assure une maîtrise des coûts de l’assistance informatique, et donc une économie.
L’efficacité opérationnelle d’une entreprise est une exigence qui renforce la pérennité sur un marché, quel qu’il soit
L’efficacité opérationnelle d’une entreprise doit se développer de manière permanente. Elle doit faire l’objet d’une attention constante et sans faille. Il peut s’agir aussi bien de l’amélioration de l’accès des employés aux données et aux informations critiques de l’entreprise, de l’usage des outils de communication et de gestion pour répondre à une demande croissante ou de l’optimisation des processus métiers. Il faut garantir, autant que possible, la continuité indispensable de l’activité.
La réactivité face aux demandes des clients, une valeur à ne pas sous-estimer
Aujourd’hui, la réactivité est un avantage concurrentiel incontestable. Les clients estiment en général qu’une société bien organisée doit être en mesure de prendre en compte très rapidement leurs demandes et d’y répondre avec tous les moyens dont elle dispose. Aucun client n’apprécie d’être placé sur une liste d’attente interminable, quand ce n’est pas obtenir d’être servi à coups de relances successives. De même, la perte ou l’indisponibilité des données en temps réel, comme le document travaillé avec tel collaborateur non accessible à tel autre, sont autant de points négatifs qu’une entreprise performante ne peut plus se permettre. Rien de tel pour dégrader la relation client, même si le service est de qualité.
Les collaborateurs doivent donc être joignables en permanence. C’est là qu’entre en jeu tout l’apport des communications unifiées Cisco qui permettent de basculer d’un mode de contact à un autre tout en conservant les documents et l’historique des échanges toujours disponibles. Rester connecté aux clients en permanence, lorsque l’activité s’y prête, est le meilleur moyen de fidéliser une clientèle qui recherche la qualité du service mais aussi la fluidité des échanges.
Le bénéfice peut encore être décuplé si l’on comprend qu’une telle réactivité peut être de nature à développer le chiffre d’affaire avec le même client. S’il est servi rapidement et qu’il voit se concrétiser les projets que vous avez en charge, il y a de fortes chances qu’il vous confie de nouvelles missions dans la foulée. Il est probable qu’il vous recommande auprès d’autres sociétés avec lesquelles il est en contact, encore un axe de bénéfices supplémentaires.
“La réactivité de votre organisation et la qualité de vos services peuvent même vous ouvrir de nouveaux marchés !”
Très difficile à quantifier, mais tout chef d’entreprise ou manager connaît bien les leviers de son développement commercial. Et nul ne peut ignorer l’avantage qu’apporte la réactivité dans un contexte économique difficile ou sur des marchés concurrentiels. On peut toujours objecter que toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins, toujours est-il qu’un mécanisme vertueux s’instaure lorsqu’on a su mettre en place un véritable process de traitement des demandes, de la prise en compte à la réalisation. Dans le monde d’aujourd’hui, la réactivité est incontestablement l’un des atouts d’une entreprise connectée. Cisco a développé les outils pour cela, focus sur Cisco Mobility Manager :
Avec Cisco Mobility Manager vous pouvez réacheminer les appels IP entrants vers 4 périphériques client différents. Les appels du PBX IP de l’entreprise peuvent donc être redirigés vers des téléphones cellulaires ou des téléphones IP.
Optimisez votre ROI (retour sur investissement) avec une économie des coûts directs
Les coûts directs sont les plus simples à évaluer car ils correspondent à la partie émergée de l’iceberg. Cela concerne les factures opérateurs et autres abonnements de l’entreprise. On estime ces coûts à environ 30%* d’économies rendues possibles par l’arrivée des communications unifiées.
Optimisez votre TCO (coût de possession et d’exploitation) en simplifiant votre gestion des infrastructures
Les coûts indirects, dont les gains potentiels s’élèvent à environ 30%*, sont plus difficilement quantifiables. Cette « partie immergée de l’iceberg » intègre la simplification de la composante gestion /administration mais aussi les aspects liés à la sécurisation de l’infrastructure, la solution globale voix et données ainsi que le haut niveau de disponibilité, limitant de ce fait l’indisponibilité (coûteuse) du réseau.
Les coûts d’exploitation liés aux dépannages et changements peuvent également être optimisés. Les nombreux contrats de gestion (maintenance, assurance, etc.) sont ainsi complétés par une pression sur les coûts à Iso-service ou des prestations supplémentaires à iso coût (Supervision, Métrologie, Management, Accompagnement à l’Exploitation…).
L’environnement et l’écologie sont également au cœur des préoccupations à l’heure où l’accumulation des serveurs fait grimper la facture de climatisation. Ce phénomène « Green IT » se matérialise par la norme ROHS limitant l’utilisation de substances dangereuses dans le matériel informatique.
Optimisez vos gains de productivité
Les 40%* de bénéfices potentiels restants sont à rechercher du côté des usagers et utilisateurs. Cette composante qualitative peut être résumée par la recherche de gains de productivité. Les employés optimisent leur manière de travailler surtout dans les interactions clients, la collaboration, la mobilité, le traitement des messages, la sécurisation des personnes ou des biens voire la promotion de l’image de l’entreprise.
* Il va de soi que de telles proportions varient de manière considérable d’une entreprise à une autre, mais voilà bien des bénéfices à considérer au moment d’opter pour une solution de communications unifiées.
À noter toutefois que ce ne sont pas les employés qui doivent s’adapter à la technologie mais bien l’inverse. Cette nouvelle organisation du travail nécessite un accompagnement au changement pour révéler tout son potentiel.
Travaillez votre image en dotant vos équipes des outils d’aujourd’hui
Pour finir revenons sur l’image que vous projetez auprès de vos clients, partenaires et même collaborateurs qui s’associeront d’autant mieux aux valeurs de votre marque, de votre société qu’elles sont portées par des outils conviviaux, centrés sur les utilisateurs eux-mêmes.
Comment profiter des communications unifiées Cisco dès maintenant ?
Rien de plus simple. Elit-technologies met à votre disposition ses experts pour aborder tous les aspects liés aux communications unifiées et à la collaboration, mais également répondre à toutes vos questions pour une transition réussie. Dans ce domaine, l’expérience fait toute la différence et la notre nous permet d’apporter des réponses concrètes à des besoins réels et spécifiques. Il est plus que temps de franchir le pas !
